A Tabela de Temporalidade está organizada por rotina (conjunto de passos necessários para a execução de uma determinada ação técnica ou administrativa, relacionada com os objetivos da unidade organizacional onde é desenvolvida). Os documentos que integram a rotina são apresentados com uma breve descrição e prazos para guarda na fase ativa (vigência), no arquivo intermediário do setor de origem, no arquivo intermediário da COARQ e no arquivo permanente. Os prazos de guarda, bem como a destinação final dos documentos, são estabelecidos de acordo com os valores intrínsecos e extrínsecos do documento. Distinguem-se, fundamentalmente dois conjuntos de valores: o primário e o secundário. O valor primário está vinculado aos objetivos iniciais do documento, ou seja, a razão pelo qual o mesmo foi criado e as possíveis repercussões e desdobramentos que possam estar relacionadas aos atos ou fatos praticados em decorrência da sua existência. Destacamos os valores: administrativo, técnico, fiscal, legal e informativo. O valor secundário refere-se à possibilidade de uso das informações existentes no documento para fins de comprovação dos atos e fatos, a garantia de direitos e deveres e o uso recaptulativo das informações no planejamento de ações ou por interesse de pesquisa histórica. Os documentos de arquivo são tratados como conjuntos orgânicos, devendo ser avaliados e utilizados como séries documentais que se compõem ao longo do tempo e, via de regra, de forma natural. A peça documental, por si só, pouco representa se extraída do contexto no qual foi produzida. O conjunto orgânico dos documentos é o objeto do processo de avaliação documental, devendo ser considerado na forma em que é acumulado, expresso pela rotina técnico-administrativa identificada nas Tabelas de Temporalidade elaboradas pela Coordenação de Arquivo. Para uma melhor compreensão da gênese documental da CD, os interessados podem recorrer aos demais instrumentos desenvolvidos na Seção de Avaliação e Recolhimento da COARQ.
Autor: Paulo Cesar.
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